教务部主要教务管理工作业务流程图
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admin
2019-11-10 13:55

  教务部主要教务管理工作业务流程图目录 1.新生办理保留入学资格手续流程„„„„„„ 9.提前毕业申请办理流程„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„10 10.超出标准学制继续学习申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„11 11.结业证书换发毕业证书流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„12 12.毕业(学位)证明书办理流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„13 13.补办学生证、校徽、火车乘车优惠卡流程„„„„„„ „„„„„„„„14 14.在校证明办理流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„15 15.学生信息更改流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„16 16.学生申请赴国(境)外交流学习办理流程„„„„„„ „„„„„„„„17 17.出国成绩单办理流程(往届生)„„„„„„ „„„„„„„„„„„„18 18.出国成绩单办理流程(在校生)„„„„„„ „„„„„„„„„„„„19 19.等级考试报名流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„20 20.等级考试工作流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„21 21.全校性选修课选课流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„22 22.体育课选课流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„22 23.专业选修课选课流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„23 24.放弃考核申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„24 25.缓考申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25 26.课程考核资格审核流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„26 27.成绩录入流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„27 28.学生成绩核查申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„28 29.辅修专业办理流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„29 30.交流生学分认定流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„30 31.教师调(停)课流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„31 32.教室临时借用流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„32 33.学生选课学分核对流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„33 34.学生报到注册流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„34 35.新生信息完善流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„35 36.课程免修申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„36 37.自修课程申请流程„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„37 备注:《保留入学资格申请表》下载地址:新生办理保留入学资格手续流程 学生向所在系(部)提出书面申请(附有关证明材料),并填写“保 留入学资格申请表” (所在系(部)教学秘书办公室) 院卫生所填写意见(因病申请者填写) (4-110) 教务部签署意见 (1-319) 学院意见 (图-527) 教务部发(1-325) 到所在系(部)教学秘书办公室领取文件并办理相关离校手续 退课教务部/1-301 注销借书证图书馆二楼大厅 宿管科/15号楼一楼学生公寓办公室 注意事项:入学时凭文件到教学秘书办公室办理入学手续并 填写入学申请表 保留入学资格者办理入学手续流程学生凭“保留入学资格”向所在系(部)提出书面申请(附 有关证明材料),并填写“入学申请表”(所在系教学秘书办公室) 院卫生所填写意见(因病申请保留入学资格者填写)(4-110) 系(部)主任签署意见 教务部签署意见(1-319) 交表至1-325 发 到所在系(部)教学秘书办公室领取文件并办理相关入校手续 缴纳学费财务处/图书馆一楼报销大厅 选课教务部/1-301 办理学生证、校徽及报到注册手续所在系(部)教学秘书 办理相关手续所在系(部)学生工作办公室 开通借书证图书馆二楼大厅 住宿宿管科/15 号楼一楼学生公寓办公室 休学手续办理流程备注: 1.《休学申请表》下载地址: ; 学院通知 学生准予 休学,并告 知办理相 关手续。 填写《休学申请表》并附相关证明材料交所在系(部)教秘办公室 系(部)主任审核并签署意见 教务部审批 教务部做学籍异动并在高等教育学信网备案, 下发休学单 学生到休学单所涉及的部门办理离校手续 复学手续办理流程备注: 《复学申请表》下载地址: 学院通知 学生准予 休学,并告 知办理相 关手续。 凭休学单填写《复学申请表》交所在系(部)教秘办公室 系(部)主任审核 教务部审批 教务部做学籍异动并在高等教育学信网备案, 下发复学单 学生到复学单所涉及的部门办理进校手续 退学手续办理流程备注: 1.《退学申请表》下载地址: ; 《退学处理表》下载地址: 退学学生到学工部(1-219)领取离校手续单,并按手续单上的流程于一周内到相关部门 办理离校手续。 学生申请自动退学:学生本人填 写《退学申请表》一式二份交所 学生因达到学校规定退学条件退学:系(部)填写《退学处理 表》一式二份 学生所在系(部)审核并签署意见 教务部复核并签署意见 教学院长审批 教务部拟退学文件,做学籍异动并在高等 教育学信网备案 教务部发退学文件 学生凭退学文件在一周内办理退学手续 转专业流程教务部下发转专业通知 学生在规定时间内登录现代教务管理系统申请 打印申请表交所在系(部)审核,所在系(部)在系统中确认审核 结果 学生所在系(部)签署转出意见后,申请表交教务部 教务部将申请表汇总后交至各拟转入系(部),拟转入系(部) 将面试(测试)时间、地点报教务部,教务部在校园网内公布。 拟转入系(部)考核并在系统中确认考核结果 拟转入系(部)签署意见后将申请表交回教务部,教务部复核签署意见后 报分管院长审批或报党政联席会议讨论后在校园网上公示拟录取学生名 单并在系统中确认。 批准转专业学生开学初办理转专业手续并试读两周 下发转专业文件 申请转回原所在专业学习 学生办理转学(入)手续流程转学(入)学生提供经认可的《浙江省普通高等学校学生转学 确认表》和原学校教务处提供的在校成绩单(盖章)、学生表 现鉴定书、普通高校新生录取名册复印件(1-325) 发 (1-325) 到所在系(部)教学秘书办公室领取文件并办理入校手续 缴纳学费财务处/图书馆一楼报销大厅 选课教务部/1-301 报到注册手续所在系教学秘书 办理学生证、校徽教务部/1-325 办理相关手续所在系学生工作办公室 户口迁移保卫处/1-102 饭卡膳食中心/食堂一楼 借书证图书馆二楼大厅 住宿宿管科/15 号楼一楼学生公寓办公室 10. 医疗本 卫生所/4-110 备注:1.《转学(出)申请表》下载地址: 学生办理转学(出)手续流程 转学(出)学生提出申请并填写《转学申请表 转入学校的同意函(所在系(部)教学秘书办公室) 系主任签署意见 教务部签署意见 (1-319) 教务部发 到所在系(部)教学秘书办公室领取文件并办理离校手续 备注:学生到学工部(1-219)领取离校手续单,并按手续单上的 流程逐一完成。 交《转学申请表 》至教务部(1-325) 并填写《浙江省普通高等学校学生转学确认表》后 经两校同意,省级教育行政部门批准(跨省转学者 须经两地省级教育行政部门批准),方可转学。 10 提前毕业申请办理流程 备注: 1.提前毕业学生应于预计毕业学期开学两周内提出申请(因各专业毕业设计(论文)工作安 排时间不同,提前毕业学生可提前向所在系咨询、申请)。 2.申请提前毕业时,学生培养方案中除毕业设计(论文)外的其他要求均已完成或确定能完 3.《提前毕业申请表》下载地址:学生填写《提前毕业申请表》交系 系(部)审核学生完成培养方案情况 系(部)主任签署意见后报教务部 教务部复核学生完成培养方案情况 教务部做学籍处理、更改高等教育学 信网上信息,并通知系 系(部)告知学生 11超出标准学制继续学习申请流程 备注: 1.《超出标准学制继续学习申请表》的下载地址: ; 2.超出标准学制继续学习申请应于毕业学期开学两周内提出申请。 学生填写《超出标准学制继续学习申请表》,学 生家长签署意见后交系(部) 系(部)审核学生完成培养方案情况 系(部)主任签署意见后报教务部 教务部审核学生完成培养方案情况教务部做学籍异动、更改高等教育学 信网上信息,并通知系(部) 系(部)通知学生 12结业证书换发毕业证书流程 备注: 1.《毕业证书换发申请》下载地址: ; 2.结业学生未取得学分和未完成的教学环节,可在结业后至学校规定年限内(含在校学习时 间)回校申请修读课程1 次(选课后无论何种原因未取得的学分,均认定为已修读)。 结业学生在最长学习年限内回校选课 缴纳学分学费,修读未完成培养方案规 定的学分课程 完成培养方案规定的学分后,填写《毕业证书换发 申请》,连同结业证书、2 寸彩色照片一张交系(部) 系(部)审核,系(部)主任签署意见 系(部)将学生申请表、成绩单、结业 证书及2 寸彩色照片一张报教务部 教务部复核 教学院长审批 教务部发放证书并更改电子 注册信息 13毕业(学位)证明书办理流程 毕业(学位)证遗失 凭身份证到教务部办理,需带2 色照片一张代办人需带本人身份证、办理人的委 托书及办理人身份证到教务部办理, 同时带2 寸彩色照片一张 教务部核实材料并制作证明书 院办盖章 领取证明书 14补办学生证、校徽、火车乘车优惠卡流程 备注: 月、10月、12 月的第一周; 补办费用:学生证2元/本,校徽2 元/枚,火车乘车优惠卡7 遗失学生证、校徽或需补办火车乘车优惠卡的学生向所在系(部)教学秘书提出补办申请,领取或在 教务部网页上下载申请表并填写完整 学生班主任(辅导员)和系(部)教学秘 书审核、签字(交一寸彩照和补办费用) 系(部)教学秘书将补办信息、照片和补 办费用汇总后交教务部 教务部审核、打印学生证并贴照片、补办校徽 和火车乘车优惠卡 系(部)教学秘书发给补办学生 学院盖章 由教务部将学生证、校徽和火车乘车优 惠卡发给学生所在系(部)教学秘书 15 在校证明办理流程 备注: 在校证明的办理时间为每周二和周五。 携带本人学生证 审核无误后,教务部填写在校证明 交教务部审核 16 学生信息更改流程 学生信息与本人真实信息不符 学生向系(部)提出更改申请并附相关证明 学生更改姓名 学生提出更改申请并附户籍所在地 派出所证明 教务部审核 更改高等学信网上学生信息 纸质材料报省教育厅学生处审核 正式更改学生信息 17 学生申请赴国(境)外交流学习办理流程 国际交流与合作处发布申请通知 学生到国际交流与合作处报名 学生填写《审查表》 学院领导及相关部门领导签字盖章 国际交流与合作处与教务部、学工部根据学 生学习成绩等相关情况进行初选 初选成功的学生在国际交流与合作处的指导 下准备申请材料 对方学校根据申请材料确定最终接收的学生 名单并发录取通知书 国际交流与合作处通知学生领取录取通知书 国际交流与合作处对学生进行出国(境)前安全 教育;学生及学生家长与学校签订《承诺书》 学生办理出国前的相关手续,申请护照、出国(境) 签证(签注)、订购机票等 学生到系(部)填写《交流学生备案表》,到教务 部备案并办理退课手续 学生赴国(境)外交流学习 18 出国成绩单办理流程(往届生) 填写出国成绩单:在教务部网页下载出国成绩单中(英) 文模板,按照模板格式准确填写课程名称及成绩等信息; 需要学历、学位证明的选择相应的模版同时填写好。 复印成绩:已经毕业离校的学生到图书馆 楼档案室复印学业成绩单,并送一份(要有档案室红章)给教务部办理 “出国成绩单”的老师。 请求审核:将填写好的“出国成绩单”送给教务部办理“出 国成绩单”的老师审核、确认。 领取出国成绩单:确定审核完毕后,学生按约定时间到教 务部领取“出国成绩单”。(办理学历、学位证明时,须携 带毕业证书和学位证书原件),并按照规定缴纳相关费用。 完成 19 出国成绩单办理流程(在校生) 完成 打印成绩单:学生到所在系教学秘书办公室打印学 业成绩单,并送一份(须有系部盖章)给教务部成 绩管理的老师。 填写出国成绩单:在教务部网页下载出国成绩单中 (英)文模板,按照模板格式准确填写课程名称及 成绩等信息。 审核确认:打印中(英)文成绩单,于周二或周五 送交教务部审核,确定审核完毕。 20 等级考试报名流程 每学期第一个月,学生查看教 务部在线公告报名通知 学生核对报名信息并以班级为 单位到系(部)交报名费 报名结束后,系(部)下发报名情况表 在报名时间内,登录教务管理系统报名 系(部)将报名费交计财处并将 发票交教务部核对报名费 教务部汇总报名信息并上报报 名数据 21 等级考试工作流程 教务部将需要监考教师人数分配给各系,各系上报监考老师名单教务部统计学生报名情况,各系组织学生进行信息核对并签名,错误信息报教务部 各系组织学生报名 教务部安排考场、监考老师、巡考以及其它考务:打印准考证、考生名单、监考表; 落实保密室值班保安及领卷押车保安;联系监考老师交通用车;考务用品装袋。 将监考表、学生准考证发给各系,由各系发给教师和学生 教务部发放报名通知 召开监考教师培训会 从省考试院领取试卷,放入试卷保密室,保安开始值班 教务部组织考试,考试结束后将试卷送回省考试院 成绩公布后,教务部负责打印证书,并将成绩 或证书发给各系,由各系发给学生本人 教务部将学生报名信息报省考试院 22 全校性选修课选课流程 体育课选课流程 进入西城教务系统 (进入浙江理工大学首页——内部网——教 务管理系统(西城校区)或在地址栏输入 ——输入学生的学号和 密码——进入系统) 查看选修课学分要求和已修学分 (信息查询——培养计划——毕业学分要 求和选修课学分;信息查询——成绩查询 ——在校学习成绩查询)(建议先选规定类 别的课程) 选选修课 (网上选课——学生选课——选修课程— —(选择上课时间和课程归属)选定—— 单击课程代码——选定——关闭,最后查 看课表确认选课是否成功) 退选 (选定已选全校性选修课——删除—— 重新选择全校性选修课) 进入西城教务系统 (进入浙江理工大学首页——内部网——教 务管理系统(西城校区)或在地址栏输入 ——输入学生的学号和 密码——进入系统) 查看课表 (信息查询——学生个人课表——记住本人 可上体育课时间) 选体育课 (网上选课——学生选课——选体育课——可 以按照3 种方式选课:运动项目、教师和上课时 间——选择课程——选定课程(窗口最大化)— —提交(删除为退选)——查看课程表选课是否 成功) 23 专业选修课选课流程 进入西城教务系统 (进入浙江理工大学首页——内部网——教 务管理系统(西城校区)或在地址栏输入 ——输入学生的学号和 密码——进入系统) 查看培养计划的学分要求和已修学分 (信息查询——培养计划——毕业学分要求; 信息查询——成绩查询——在校学习成绩查 选专业选修课(网上选课——学生选课——本专业选修— —课程代码——选定课程——提交——查看 课程表选课是否成功) 退选 (选定已选专业课课程名称——删除) 查看培养计划 本专业培养计划及规定完成的各类课程学分 ()——内部网——科技与艺术学院(独立学院)——教学管理——科 技与艺术学院20级教学计划”栏目下查询 (表示年级) 24 放弃考核申请流程 备注: 学生选课后上课时数未达该门课程教学时数三分之二者不得申请“放弃考核”。学生登录现代教务管理系统申 请课程放弃考核 打印放弃考核申请表 任课教师签字 申请表交学生所在系(部) 系(部)审核 教务部审核 25 缓考申请流程 备注:缓考申请需课程考核前办理。 学生登录现代教务管理系统申 请课程缓考 打印缓考申请表 因课程考试冲突或其它原因, 由任课教师签字 申请表交学生所在系(部) 系(部)审核 教务部复核 因身体原因,由卫生所 签署意见 26 课程考核资格审核流程 备注: 有下列情况之一者,取消参加课程的考核资格:无故缺课累计达该门课程教学时数三分之一及以上的; 全学期缺交作业达三分之一及以上的; 未单独开设实验的课程,实验考核不及格的。 任课教师审核学生课程考核资格 任课教师登录现代教务管理系 统取消学生考核资格 打印课程考核资格审核表交开 开课系(部)审核(分管教学系(部)主任签署意见) 开课系(部)在系统中确认 教务部审核 学生参加正常考核 达到要求学生 未达到要求学生学生所在系(部)查询并告知学生 27 成绩录入流程 备注: 任课教师应在课程考核后三天内完成成绩录入(全校性公共基础课、设计类课程课程考核后 周内完成)。教务部下发课程录入密码 任课教师在规定时间内录入课程成绩 任课教师核对成绩无误后提交 打印成绩单一式两份交开课系(部) 填写《成绩更改申请表》交系(部) 成绩无误成绩有误 28 学生成绩核查申请流程 学生查看成绩与预期不符 填写《学生成绩核查申请表》 交学生所在系(部),分管教学系(部)主任审核同意 交教务部,教务部审批 转交开课系(部),开课系(部)指定专人复查 三天内将复查结果报教务部 复查结果报教务部并告知学生本人 任课教师填写《成绩更改申请表》 教务部更改成绩并告知学生本人 复查无误 复查有误 29 辅修专业办理流程 备注: 系(部)初审:审核学生课程正考是否有未通过课程,同时注明历年课程学习质量分、专业排名、专业总人数; 辅修专业报名的基本条件:所学课程无补考、无未通过课程。开学一周内重新选择辅修专业 开学两周内完成选课 教务部终审并公布录取结果 招生系(部)审核确定录取名单报教务部并在系统中确认 教务部汇总初审通过名单发辅修专业招生系(部) 学生所在系(部)初审报教务部,并在系统中确认 学生登录现代教务管理系统报名(限申请一个专业) 教务部下发学生辅修专业申请通知 已报名且符合基本条件 未被录取的学生 30 交流生学分认定流程 备注:学生交流回校一周内办理学分认定申请。 学生填写《学分认定申请表》并附成绩 单复印件交系(部) 系(部)审核并签署意见 教务部复核 通过认定课程成绩入库 31 教师调(停)课流程 备注: 教师因公出差或因病、因事不能按课表上课,须提前1-2天(急病除外)向所在系(部、中 心)提出调(停)课申请。 教师填写《调(停)课申请表》 系(部、中心)主任审批并签署意见 教务部办理调(停)课手续 任课教师将调(停)课安排通知学生 教务部主任审批并签署意见 32 教室临时借用流程 由教师登录学院内部网 教师用自己的账号登录教务管理系统 点击“信息维护” 点击“教室预约申请” 点击“预约教室审核结果” 已被批准者, 打印“教室借 审核意见不批准,查看 审核意见。 还未审批,如需 取消教室借用, 点击“取消预约” 由主办单位审核,分管 领导签字盖章 送总务部教室管理员处备案 选择借用日期、时间段 点击“按时间段查询空教 选择教室(点击“选定”框)点击“预约选定教室”(注意: 点击后,系统应出现借用的信 息界面 填写借用信息(借用单位、预 约人、联系电话、用途),点击 “教室预约” 等待教务部审核 第一步:预约教室 第二步:查看审核结果 学生借用教室须向负责教师递交申请 教师借用教室 33 学生选课学分核对流程 学生核对 学生本人到教务管理系 统内选课学分核对条目, 核对各类选课学分 教务部审核 教务部对系(部)复核结果进行全 面审核,并进行相关变动及修改 学生确认 学生进入教务管理系统,查询最终选课学分统 计情况及系(部)、教务部对异议问题的反馈; 如仍存在异议,可到教务部进行再次核实 系(部)复核 系(部)对学生提出的疑问进行 核实并进行回复 核对无误 在“是否有疑问”处选 “无”,核对完成 核对有异常 在“是否有疑问”处选“是”,并在“反 馈信息”栏内输入疑问信息 重修或辅修学分统计有异 进入“活动报名——选课学 分确认(重修辅修标记申 程提出标记变更申请34 学生报到注册流程 备注:新生凭录取通知书、身份证办理报到注册手续 新学期开学前缴清学费 未能及时缴清学费 填写缓交申请交系(部)学生工作办公室审批 系(部)教学办公室办理系统注册 不同意两周内缴清学费 学生证加盖注册章两周内未缴清学费 系(部)提出学籍处理意见报教务部 教务部进行学籍处理 35 新生信息完善流程 备注: 家庭住址填写要求“省”+“县”,如浙江临安;如果家庭住址在地级市,则填写“省”+“市”,如浙江杭州; 火车乘车区间填写离家庭所在地最近的火车站。登录现代教务管理系统 核对系统中已有信息 填写家庭住址、火车乘车区间信息 保存 到所在系(部)登记错误信 息并提供相应证明 系(部)核实并在系统中更改信息 系(部)核实学生信息并提交 系(部)打印学生信息发各班级核实 学生核实信息并签字确认 到系(部)登记错误信息 系(部)核实并在系统中更改 信息 36课程免修申请流程 备注: 1、免修申请时间为每学期开学初两周内; 2、辅修专业与主修专业相同课程,其中一门可申请免修。 学生至所在系(部)教学秘书 处填写《课程免修申请表》 任课教师签字 系(部)审核 教务部审核 37 自修课程申请流程 学生申请 学生本人到所在系教学秘书 办公室填写《自修课程申请 表》交任课教师签字 系(部)审核 系(部)根据学生申请原因 及任课教师同意情况,提出 批准建议 教务部复审、入库 根据系(部)审核结果,对获批 学生申请条件再次复审,复审通 过者进入选课学生名单 结果查询 学生申请原因合理并获任 课教师同意,系(部)审核 结果为批准 学生不符合申请条件或任课 教师不同意,申请不获通过, 审批程序结束

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